Como se candidatar a arquivamento
Como se candidatar a arquivamento
Execução de documentos para arquivamentoé realizado após o final do ano. Assim, os documentos são preparados para armazenamento em conexão com as regras estabelecidas. Dependendo dos termos de armazenamento, bem como o valor dos documentos, os casos são elaborados completamente ou por um sistema simplificado.
Instruções
1
Faça uma nomenclatura de casos para documentosarmazenamento temporário (até 10 anos inclusive). Verifique a correção da formação do caso (se não há documentos com uma vida útil permanente). As ofertas deixam as pastas, elas devem ser sistematizadas de acordo com a nomenclatura dos casos e não é necessário numerá-las. No arquivo do caso, eles são entregues de acordo com a nomenclatura dos casos.
2
Para armazenamento a longo prazo (mais de 10anos) é realizado: 1. Casos de ligação (arquivados em uma pasta ou capa dura com um fio forte em quatro punções ou podem ser entrelaçados) .2. Numeração de folhas (é executado por um lápis de grafite preto no canto superior direito, sem tocar no texto do documento) .3. Elaboração de uma inscrição literal (especifique quantas folhas estão vinculadas, se há danos, assinatura e data) .4. Elaboração de um inventário interno de documentos (para casos com documentos especialmente valiosos, casos pessoais, judiciais e de investigação, etc.). No final do inventário, indique o número de documentos no caso e o número de folhas no inventário. Registro de todos os detalhes da capa do caso (nome da instituição, subdivisão estrutural, registro do caso, título do caso, período de armazenamento do caso.
3
Em documentos de caráter permanente ou de longo prazoperíodo de armazenamento, faça um inventário. Deve incluir um número de caso individual e também divulgar seu conteúdo e composição no título do caso. O inventário também deve indicar o período de armazenamento do caso. Indique o número de casos e o número do primeiro e último caso, assinatura e data. Para casos individuais, um inventário separado é elaborado.
4
Entregue os arquivos preparados para o arquivo. Um funcionário do arquivo em sua presença verificará o número de casos na nomenclatura ou inventário, realizará uma inscrição de verificação, marcará o número de casos ausentes, colocará a data de aceitação e transferência de casos. O inventário deve ser selado com a assinatura das pessoas que realizaram a aceitação e transferência de casos.
